Fortalecimiento de la gestión de los archivos en el TJAEP

Abstract

Una constante histórica en la administración pública ha sido proteger y consultar información de vital importancia, frecuentemente almacenada en archivos. En México, la Ley General de Archivos (LGA), de orden público y alcance general, establece los principios y las bases sobre la organización y conservación, administración y preservación homogénea. Para el Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Puebla (TJAEP), la gestión de los documentos jurisdiccionales y administrativos se considera fundamental e imprescindible para el cumplimiento de sus atribuciones. Debido a la importancia de la información del Tribunal y a la necesidad de mitigar los riesgos derivados por la propia naturaleza del papel y de reducir las tareas manuales del personal, en cumplimiento del marco normativo, se propuso el Proyecto de Digitalización para el Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Puebla. Este documento presenta los resultados derivados de la ejecución de este proyecto, cuyo objetivo fue el fortalecimiento de la gestión de los documentos jurisdiccionales y administrativos en formato físico y electrónico. Para ello se realizó una metodología mixta de búsqueda y revisión de los documentos normativos, en lo citado por los artículos 12 y 41 de la Ley General de Archivos y el artículo 46 de la Ley de Archivos del Estado de Puebla (LAEP) 2015. Se revisaron documentos técnicos tales como los manuales de usuario de los sistemas de soporte a la digitalización y las fichas técnicas de los equipos y redes que forman la infraestructura tecnológica. La información recolectada se analizó cuidadosa y sistemáticamente, y se complementó con entrevistas, encuestas y reuniones de trabajo. Los resultados del fortalecimiento de la gestión de los archivos se agrupan considerando lo siguiente: 1) los productos en términos de documentación generada: a) lineamientos generales de digitalización para el Tribunal de Justicia Administrativa del Estado de Puebla; b) lineamientos específicos de digitalización para presidencia y áreas adscritas al TJAEP; c) lineamientos específicos de digitalización para salas del TJAEP; d) manual de procesos para archivos del TJAEP; 2) aquellos derivados de las actividades de capacitación: a) diseño instruccional del taller de digitalización de documentos; b) materiales didácticos en línea del taller de digitalización de documentos; c) reportes de las tres sesiones del taller de digitalización; d) reporte de infraestructura digital considerando la red interna, hardware y software para implantar los lineamientos a corto y mediano plazo; y 3) los de tipo informático administrativos: a) sitio web con la información de carácter público y b) modelo semántico u ontología para secciones de la LGA. Este documento presenta beneficios como los siguientes: a) conservación y resguardo de los archivos a corto, mediano y largo plazo, considerando niveles de confidencialidad, sistemas de clasificación y valores documentales; b) control y seguimiento de las transferencias documentales, transferencia primaria y secundaria, esto es, conocer el estado de los documentos desde que se producen o reciben hasta que se archivan o destruyen; c) apoyo a las funciones de los servidores públicos como agilizar la búsqueda y facilitar la organización; y d) coordinación de la disponibilidad, la seguridad, el acceso a los archivos a través de procesos trazables y control en la modificación del contenido o sus datos descriptivos. El libro recomienda desarrollar proyectos de digitalización específicos con base en las necesidades de consulta y preservación, así como explorar y profundizar en marcos de colaboración con otras organizaciones para compartir conocimientos y experiencias.